Administration Manager


Frankfurt
DE – Stellenbeschreibung

Oxford Economics ist ein weltweit führendes Wirtschaftsforschungs- und -beratungsunternehmen. Als Teil unseres wachsenden Teams in den Büros in Frankfurt am Main und Berlin suchen wir einen Administration Manager (m/w/d). In dieser Funktion werden Sie entscheidend dazu beitragen, dass Arbeitsumfeld Büros zu einem positiven, einladenden und produktiven Umfeld zu machen. Sie werden mit einer Vielzahl von globalen Teams von Oxford Economics, sowie Teil des weiteren europäischen Finanz- und Verwaltungsteams mit allen Hierarchieebenen zusammenarbeiten. Vor Ort sind Sie für verschiedene Aufgaben vom Büromanagement bis hin zur administrativen und finanziellen Aufgaben verantwortlich.

Ihre wesentlichen Aufgaben
  • Bearbeitung, Sortierung und Weiterleitung der ein- und ausgehenden Post in Abstimmung mit den Verwaltungs- und Finanzabteilungen in UK, sowie den lokalen Mitarbeitern in Berlin und Frankfurt am Main
  • Administrative Unterstützungsaufgaben einschließlich des Aktualisierens und Sortierens von Akten, des Übersetzens und Korrekturlesens von Korrespondenz und der Durchführung von Recherchen
  • Planung, Koordinierung und Verwaltung aller Verwaltungsverfahren und -systeme (z. B. SAP, Salesforce usw.)
  • Beschaffungsmanagement für die beiden Büros in Frankfurt und Berlin
  • Beaufsichtigung von Gebäudedienstleistungen und -instandhaltung
  • Beantwortung von Telefonanrufen
  • Verfassen, pflegen und archivieren von Dokumenten (z. B. Rechnungen und Verträge)
  • Bearbeitung von Ausschreibungsunterlagen in Absprache mit den jeweiligen Teams
  • Unterstützung der Personalverwaltung (z. B. Einarbeitung, Vorauswahl von Bewerbern)
  • Koordinierung mit der IT-Abteilung in Bezug auf Inventar und Bedarf für die deutschen Büros
  • Buchung von Geschäftsreisen und Events.
  • Übersetzung von Dokumenten Deutsch-Englisch
  • Organisation von Veranstaltungen in unseren Büros (Unterstützung des Teams), sowie unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen in anderen Räumlichkeiten und Städten.
  • Terminierung von Expertengesprächen
  • Unterstützung bei der Kundenabrechnung (über SAP oder kundenspezifische Portale)
Ihre Fähigkeiten und Erfahrungen: Erforderlich
  • Mindestens Abitur oder einschlägige Ausbildung
  • Deutsche Muttersprache und fließend in Englisch
  • Berufserfahrung von 2-5 Jahren in einer vergleichbaren Arbeit
  • Sehr gutes Verständnis von Büromanagementprozessen, sowieErfahrungen im Finanz-, bzw. Facility-Managements
  • Gute MS-Office- und Computerkenntnisse
  • Hervorragende organisatorische Fähigkeiten
  • Selbstständigkeit, Fähigkeit zur Priorisierung und Teamspirit
Ihre Fähigkeiten und Erfahrungen: Wünschenswert (aber kein Muss)
  • Erfahrung im Finanz- oder HR-Bereich
  • Erfahrung mit Projektmanagement und (öffentlichen) Ausschreibungsverfahren
  • Zertifizierung als Übersetzer
  • Erfahrung mit SAP-Rechnungsstellungsprozessen
  • Universitätsabschluss
Über Oxford Economics

Oxford Economics ist ein führendes Unternehmen in den Bereichen globale Prognosen, quantitative Analysen und Thought Leadership. Unser weltweiter Kundenstamm umfasst mehr als 2.000 internationale Unternehmen, Finanzinstitute, Regierungsorganisationen und Universitäten. Mit Hauptsitz in Oxford und Niederlassungen auf der ganzen Welt beschäftigen wir über 450 Mitarbeiter, darunter 300 Wirtschaftswissenschaftler und Analysten. Dank unserer erstklassigen globalen Wirtschafts- und Branchenmodelle und Analyseinstrumente sind wir in der Lage, externe Markttrends zu prognostizieren und ihre wirtschaftlichen, sozialen und geschäftlichen Auswirkungen zu bewerten.

EN – Job Summary

Oxford Economics is a leading global economic research and consultancy firm, with a strong growth track-record. As part of our growing team in Frankfurt and Berlin offices we are seeking to hire a Administration Manager. In this role, you will play a critical role in keeping our offices a positive, welcoming and productive environment. You will also get to interact with all levels of staff and deal with a variety of tasks and teams within Oxford Economics. You will work with a wider finance and administrations team globally, and locally be responsible for managing various task from office management to administrative and finance assistance.

The key responsibilities within the role are:
  • Processing, sorting, and routing incoming and outgoing mail in co-ordination with UK admin and finance, and local staff in Berlin and Frankurt
  • Performing administrative support tasks, including updating and sorting files, translating and proofreading correspondence, and conducting research
  • Planning, coordinating and managing all administrative procedures and systems (i.e. SAP, Salesforce, etc)
  • Managing inventory of office supplies and ordering new materials as needed
  • Oversee facilities services and maintenance
  • Answering phone calls
  • Drafting, maintaining and archiving documents (i.e. Invoices an docntracts)
  • Handling tender documents in co-ordination with the respective teams
  • Supporting HR administrative tasks (i.e. on-boarding, applicants pre-selection)
  • Co-ordinating with IT on inventory and needs for German offices
  • Travel booking
  • Translation of documents German-English
  • Organising events in our offices (support to team)
  • Scheduling of expert interviews
  • Client invoicing support (via SAP or client-specific portals)
Skills and Experience: Required
  • A minimum of Abitur or relevant apprenticeship
  • German native speaker and fluent / bi-lingual in English
  • A proven, demonstrable and relevant track record of 2-5 years or relevant experience, with a very good understanding of office management processes, and experience with financial and facilities management principles
  • Proficient MS Office and computer skills
  • Excellent organizational skills, ability to prioritize, and comfortable in working independently
  • Must be a self-starter, and teamworker
Skills and Experience: Desired (but not a must)
  • Experience in finance or HR related roles
  • Experience with project management and (public) tender procedures
  • Certification as a translator
  • Experience with SAP invoicing processes
  • Advanced degree
How to Apply

To apply for the role, please submit a CV and covering letter, detailing how you meet the person specification and where you have relevant experience of elements and attributes of the role. 

About Oxford Economics

Oxford Economics was founded in 1981 as a commercial venture with Oxford University’s business college to provide economic forecasting and modelling to UK companies and financial institutions expanding abroad. Since then, we have become one of the world’s foremost independent global advisory firms, providing reports, forecasts and analytical tools on more than 200 countries, 250 industrial sectors, and 7,000 cities and regions. Our best-of-class global economic and industry models and analytical tools give us an unparalleled ability to forecast external market trends and assess their economic, social and business impact.

Headquartered in Oxford, England, with regional centres in London, New York, and Singapore, Oxford Economics has offices across the globe in Belfast, Boston, Cape Town, Chicago, Dubai, Frankfurt, Hong Kong, Houston, Johannesburg, Los Angeles, Melbourne, Mexico City, Milan, Paris, Philadelphia, Sydney, Tokyo, and Toronto. We employ 500 full-time staff, including more than 300 professional economists, industry experts and business editors—one of the largest teams of macroeconomists and thought leadership specialists. Our global team is highly skilled in a full range of research techniques and thought leadership capabilities, from econometric modelling, scenario framing, and economic impact analysis to market surveys, case studies, expert panels, and web analytics.

We look forward to welcoming you to the Oxford Economics family.

Oxford Economics is an equal opportunity employer that is committed to diversity and inclusion in the workplace. We prohibit discrimination and harassment of any kind based on race, color, sex, religion, sexual orientation, national origin, disability, genetic information, pregnancy, or any other protected characteristic as outlined by governmental or local laws.

Apply now
Sign up to our Resource Hub to download the latest and most popular reports.

Loading Form…